Cette communication est envoyée aux assistant·es administratif·tives, aux RFF et aux responsables d'unité.
Chères et chers collègues,
Deux changements importants ont lieu dans la gestion des cartes de crédit EPFL:
- au niveau des règles: une nouvelle version de la LEX 5.4.1 – Directive sur l’utilisation des cartes de crédit entre en vigueur dès à présent;
- sur le plan technique: les décomptes des cartes de crédit d’achat (CCA) seront assimilés à des factures fournisseurs sans commande d’achat et seront traités dans Sésame, et non plus dans SDG2 dès la mi-mars.
Voici plus en détail quels sont les changements et la raison pour laquelle ils ont lieu.
Révision de la LEX 5.4.1
Pourquoi la réviser?
Tenir compte de l’offre élargie de la nouvelle agence de voyage
La LEX 5.6.2 et l’arrivée de la nouvelle agence de voyage EPFL sur le campus, a nécessité d’adapter les canaux d’achat et les moyens de paiement disponibles à l’EPFL. Ces ajustements garantissent ainsi davantage de cohérence dans l’utilisation de ces outils et mettent en évidence les canaux d’achat et moyens de paiement obligatoires et privilégiés.
Donner suite à la recommandation de l’Audit Interne du CEPF
L’Audit Interne du CEPF a constaté que 30% des transactions relatives à des prestations de voyage n’étaient pas validées par un décompte de frais, contrairement à ce qu’exige la LEX 5.6.1 (remboursement des frais professionnels). Il a donc demandé à la VPF de mettre en place des mesures permettant de remédier à cette situation, d’où l’adaptation de la LEX 5.4.1.
Qu’est-ce qui change?
Cartes de crédit individuelles (CCI): diffusion plus large
En plus des responsables d’unité, toute personne voyageant régulièrement peut disposer d’une CCI. C’est le/la responsable d’unité qui décide de l’octroi d’une CCI via le droit Accred CCC - Carte de crédit - détenir une carte personnelle. La personne concernée pourra en faire la demande au moyen du formulaire de précommande.
> Avantage: la diffusion plus large des CCI facilitera votre travail puisque les transactions effectuées remonteront automatiquement dans l’outil Notes de frais dans Sésame.
Cartes de crédit d’achat (CCA): utilisation plus parcimonieuse
Nous avons regroupé dans un tableau les canaux d’achat et moyens de paiement officiels dont vous disposez pour l’acquisition de biens ou services (Catalyse, webshop CFF, agence de voyage). Ces canaux, liés à un moyen de paiement spécifique, doivent être utilisés en priorité, car l’EPFL a négocié des tarifs préférentiels auprès des fournisseurs concernés. Le recours à la CCA ne doit avoir lieu que lorsqu’aucun autre moyen de paiement n’existe.
Un seul et unique interlocuteur: Viseca
Toutes les questions ou problèmes liés aux cartes de crédit (blocage de cartes, opérations frauduleuses, etc.) sont désormais à régler directement avec l’émetteur de cartes, Viseca.
> Avantage : les précisions apportées dans la nouvelle LEX vous aident à recourir au canal privilégié pour l’achat d’un bien ou d’un service.
CCA : bascule de SDG2 vers Sésame (factures Démat’)
Pour des questions techniques, un changement d’outil va avoir lieu dans les prochaines semaines pour le traitement des décomptes mensuels Viseca des cartes de crédit d’achat (CCA). La facture du décompte mensuel devra être traitée dans Sésame – à l’instar d’une facture sans commande d’achat – et non plus dans SDG2. Les décomptes de CCA entrent ainsi dans un processus que vous connaissez déjà.
Vous allez recevoir par courrier postal de nouvelles CCA directement dans votre unité. Vous pourrez conserver sous clé ces cartes physiques dans votre unité.
Un point essentiel
En lien avec les recommandations de l’Audit Interne du CEPF et afin de regrouper les dépenses dans les décomptes de frais correspondants, il est important d’indiquer le numéro de décompte de frais dans le champ «No Dec. Frais» . Attention à ajouter impérativement deux zéros au début du numéro de décompte, soit 10 chiffres en tout.
> Exemple: 0010077220
> Avantage: tout est réuni dans un seul outil et dans un même processus, avec des données qui remontent automatiquement, ce qui vous simplifie la tâche.
Le processus pour les décomptes de frais des cartes de crédit individuelles (CCI), lui, ne change pas. Les transactions effectuées continueront à remonter automatiquement dans l’outil Notes de frais dans Sésame.
