Prenons enfin le temps de mieux nous connaître

Chères et chers collègues,

Les circonstances engendrées par le Covid ne nous ont pas laissé l’opportunité de débuter comme il se doit une année 2021 marquée, pour nous toutes et tous, par le regroupement au sein du DSE de plusieurs services. L’opportunité de cette nouvelle gouvernance doit nous permettre de renforcer nos liens et d’associer nos compétences pour soutenir nos missions de service afin de garantir des prestations et un environnement professionnel de qualité.

Vous êtes nombreuses et nombreux à avoir manifesté le souhait d’être mieux informé·e·s. Et vous avez raison ! Pour réussir ensemble, il est important que nous apprenions à mieux nous connaître et que nous puissions aussi partager les sujets qui façonnent notre quotidien. J’ai donc souhaité lancer cette newsletter comme la première pierre de cette démarche. Elle a pour vocation d’être dynamique. C’est une fenêtre pour nous informer et pour découvrir des projets qui sortent de nos propres sphères d’activités. Elle sera réalisée trimestriellement par notre collègue Alain DELALOYE (je le remercie d’avoir relevé le défi !), avec l’appui d’un comité éditorial réunissant des collaborateurs des différents services.  Je suis convaincu qu’ils sauront capter notre intérêt et nous faire sourire !

C’est un véritable plaisir de vous faire parvenir cette première édition de la GaSEtte. Je souhaite qu’elle devienne un rendez-vous incontournable de tous les membres du DSE.  N’hésitez pas à nous faire part des sujets que vous aimeriez voir abordés dans notre newsletter, de vos idées et vos remarques.

Je vous remercie de votre engagement et au plaisir de vous rencontrer prochainement !

Eric DU PASQUIER, Directeur du Domaine Sécurité et Exploitation

Chaud devant, les travaux de la CCT sont bientôt terminés !
Vous avez pu le lire sur la page des actualités de l’EPFL, la centrale de chauffe par thermopompe est enfin opérationnelle après plusieurs années d’étude et de travaux. L’article est disponible ici pour ceux qui ne l’auraient pas encore parcouru.

La réussite de ce projet d’envergure est le fruit d’une étroite collaboration entre différents intervenants internes et externes. Pour ce qui concerne la technique, nous pouvons citer, en interne, l’implication de Messieurs Elvio ALLOI, chef de projet Construction, Frédéric GYGAX, chef de projet Infrastructure électrique, Eric VUILLEUMIER et Pascal GEBHARD, collaborateurs Infrastructure, et Frédéric FONTANA, chef de projet Electricité. Pour les entreprises externes, Bouygues Energie & Services et la Romande Energie ont été d’un précieux appui.

Cristal pour qui, pourquoi ? / Archibus, une solution miracle ?

Cristal est le nom du projet de mise en œuvre d’un nouvel outil informatique à la VPO-SE et la VPO-DC. L’outil retenu est Archibus et il nous permettra :

-De suivre nos projets et leur documentation
-De gérer et suivre la maintenance des installations (ventilations, sanitaires, chauffage, électricité, etc.),
-D’enregistrer et suivre les demandes d’interventions

Le projet Cristal a débuté en 2019 sous le nom d’INNOV DII et il sera finalisé en été 2022. Il se situe dans la continuité de la réorganisation de la VPO et sera un outil support dans notre travail quotidien.

Évidemment, lors de la mise en œuvre effective d’Archibus, qui aura lieu dès l’été 2022 des formations vous seront proposées, que ce soit via des vidéos ou des sessions ad hoc.
Vos chefs de service sont aussi impliqués dans l’identification des changements que cet outil implique et l’accompagnement nécessaire à prévoir.

Quels sont les avantages d’Archibus ?
L’outil Archibus offrira plus de transparence sur nos projets et cela pour tous les intervenants et nos clients ; les informations et les documents seront regroupés à un seul endroit, et la manière de gérer un projet sera uniformisée. Cela permettra une communication facilitée avec tous les intervenants ainsi que le suivi des projets sur la durée, même en cas d’absence ou de changement du responsable du projet.

Pour les installations techniques, l’outil sera nomade et permettra d’accéder à toutes les informations d’une installation comme les dernières maintenances, la fiche technique, les alarmes et cela depuis un téléphone portable ou une tablette.

Quant aux demandes d’interventions, il sera aisé de connaître leur statut et la personne en charge. Par ailleurs, l’outil permettra une vision exhaustive sur tous les travaux en cours dans un bâtiment ou un campus.

Cet outil a été pensé par nous et pour nous ; de nombreuses collaboratrices et collaborateurs participent à son élaboration et identifient les adaptations à y apporter.
Cet outil ne va pas révolutionner nos métiers, en revanche, il nous permettra d’offrir plus de transparence à nos clients, il facilitera la gestion de leurs demandes, et nous permettra de mieux suivre nos très nombreuses activités.

Véronique ANSERMET et Alfredo SANCHEZ

Un défi logistique de taille

Depuis de nombreuses années, les salles d’enseignement et auditoires font l’objet d’une attention continue en matière de logistique. La société ISS, sous la supervision des concierges, assure quotidiennement le nettoyage et la bonne tenue des salles. Le SAVE est régulièrement sollicité pour le suivi du matériel audiovisuel et, chaque été, le groupe Aménagement organise la remise en état annuelle des salles avec le concours de Prodemco et d’étudiants engagés spécialement pour ces manutentions.

Lorsque le Covid-19 a débarqué en 2020, ces besoins en logistique ont été bouleversés et intensifiés. Après plusieurs mois d’interdiction d’accès, la Direction de l’EPFL a décidé de maintenir les révisions et les examens d’été en présentiel. Il a fallu alors repenser tout l’aménagement et la logistique en tenant compte des mesures sanitaires. En juin, 11 salles ont été mises à disposition pour les révisions puis les examens se sont déroulés en août dans 55 salles différentes. En parallèle, les 98 autres salles étaient traitées pour permettre une rentrée académique partielle en septembre. Les distances de sécurité ayant passé de 2.00m à 1.50m durant le courant de l’été, il a fallu revoir le réaménagement des 66 salles utilisées pour les examens et les révisions pour la rentrée et ce pour gagner un maximum de places.

Ces prestations logistiques exceptionnelles ont été menées à bien grâce à la bonne collaboration de multiples intervenants. La sécurité, représentée par Marie-Noëlle MORAIS, a joué forcément un rôle prépondérant dans le pilotage de ces réaménagements. Denis MONNEY et ses collègues de la conciergerie ont géré tout ce qui était lié à la désinfection et Alain DELALOYE a supervisé la planification des réaménagements des salles et la modification de tous les plans. Mené par Christophe BARRAS, le SAVE a mis en place les moyens audiovisuels nécessaires à permettre l’enseignement à distance. Différents autres services de l’EPFL ont collaboré à ce projet, comme le service informatique, les Affaires estudiantines ou le Service Académique.

La rentrée académique 2021 se fera en présentiel à 100% dans le respect des dernières directives. Les différentes salles ont été toutes réaménagées à la normale durant l’été et sont prêtes à accueillir les étudiants en espérant que la situation sanitaire se stabilise et surtout s’améliore.

Alain DELALOYE

C’est du propre !

Suite à un appel d’offres public, les contrats de nettoyage ont été attribués aux sociétés suivantes dès le 1er août 2021 :
Lot 1 / Locaux standards: ISS Facility Services SA
Lot 2 / Laboratoires à exigences particulières : TopNet SA
Lot 3 / Salle blanche : Honegger SA
Lot 4 / RLC : Samsic Facility SA
Lot 5 / MC : Samsic Facility SA
Lot 6 / Extérieurs : Samsic Facility SA

Pour faire bonne impression
Afin de garantir des impressions de grande qualité au profit de la communauté EPFL, le parc machines du Centre d’impression a été entièrement renouvelé durant l’été suite à un appel d’offres public. Xerox et Ricoh ont été les sociétés choisies.
Un projet d’envergure est en cours à la Repro : « W2P » pour web to publish. Le but de ce projet est de simplifier les commandes, de proposer des devis dynamiques pour les clients du centre d’impression, et de monitorer au mieux la production ceci grâce à la digitalisation des processus. Un appel d’offres public est prévu d’ici la fin de l’année afin de trouver une solution du marché qui réponde à nos besoins.

Missions sur Geoportail
Afin d’avoir une vue générale des travaux en cours, une nouvelle fonctionnalité a été mise en œuvre, permettant d’afficher graphiquement les missions (4D) sur Geoportail. Cela permettra de connaître en tout temps la situation géographique et la teneur des chantiers importants qui ont lieu sur le Campus.

Demandes de travaux
Afin de faciliter la distribution des demandes de travaux et de diminuer les délais de traitement, l’utilisateur peut effectuer directement des demandes de «mobilier de bureau / déménagement» d’une part, et de «mobilier de laboratoire» d’autre part. Dans ces deux cas, la demande sera validée par le modérateur et passera ensuite directement dans FrontView pour le traitement par le groupe concerné. Pour toutes les autres demandes, il n’y a pas de changement.

Energies - Conception générale des productions des Eaux Chaudes Sanitaire (ECS) sur le site
Cette conception s’articule en trois points. Tout d’abord, il s’agit de réduire la consommation en démontant les boilers inutiles, en challengeant les demandes des points d’eau chaude lors des rénovations et transformations et en réglant les installations plus finement. Il faut ensuite améliorer l’efficacité grâce aux innovations technologiques en utilisant les boilers adéquats en fonction du besoin souhaité. Et enfin, l’utilisation des énergies renouvelables permettra d’atteindre efficacement les objectifs fixés. Un projet de production ECS avec des panneaux solaires pour les restaurants et les cafétérias est d’ailleurs en cours.

Un service en pleine mutation
Au 1er juillet dernier, le service OHS (Santé et sécurité au travail) a trouvé son capitaine en la personne de Stéphane KARLEN. Après un court passage comme responsable de la sécurité de l’Institut de Virologie et d’Immunologie (IVI), qui abrite l’un des deux laboratoires de recherche de niveau 4 (BSL4) que compte la Suisse, ce dernier revient à l’EPFL pour coordonner la santé, l’hygiène et la sécurité au travail de l’Ecole. Les semaines d’été ont été mises à profit pour échanger avec tous les collaborateurs afin de pouvoir élaborer un modèle de fonctionnement qui intègre au mieux les diverses compétences du groupe. Nous espérons pouvoir vous présenter dans la prochaine édition nos missions et nos défis pour une Ecole sûre et soucieuse de la santé de ses collaborateurs.

La surveillance du Campus est entre de bonnes mains
Un nouveau mandat de prestation concernant la surveillance du Campus a débuté le 1er septembre suite à un appel d’offres public. Le SIS travaille dans la continuité avec l’entreprise Securitas qui a remporté le marché. Il faut noter une évolution toutefois puisque la surveillance du campus associé de Microcity est dorénavant englobée dans le même contrat. De plus, une nouvelle prestation est délivrée sur le Campus avec la présence journalière d’un agent spécialisé en prévention incendie. Ce dernier est en charge du contrôle de la sécurité sur les chantiers de manière générale et des entreprises externes en particulier.

Nos collaborateurs d’interventions d’urgence arborent de nouvelles tenues !
Les anciennes tenues prenaient de l’âge et leurs couleurs proches de celles des collaborateurs du Service de Stationnement de la Fondation des Parkings provoquaient parfois de la confusion. Il a donc été décidé de renouveler les uniformes en s’inspirant d’un modèle rappelant davantage ceux des pompiers. Les couleurs plus « flashy » permettent une meilleure visibilité. La coupe des pantalons, qui est celle des ambulanciers, n’a pas été modifiée.
Les tenues Feu sont également flambant neuves ! Les intervenants avaient besoin d’une deuxième tenue de rechange, ce qui a justifié l’achat de tenues plus modernes et mieux adaptées aux besoins. Les coloris choisis sont plus clairs, ce qui permet de différencier au premier coup d’œil nos sapeurs-pompiers des autres soldats du feu.
Profitant de ces changements, l’écusson du Groupe d’Intervention d’Urgence a également été remis au goût du jour.

Intendance :

Damien DEMONT, concierge des bâtiments BM, CM ext, CO et PL, depuis le 1er août 2021

Exploitation :

Marcos ALVARO, chef de projet Aménagement, auparavant au DII-C, depuis le 1er janvier 2021

Marc ANEX, chef de projet Entretien Bâtiment, auparavant au DII-C, depuis le 1er janvier 2021

Alain DELALOYE, chef de projet Aménagement, auparavant au DII-C, depuis le 1er janvier 2021

Yannick DENONFOUX, cheffe de projet Aménagement, auparavant au DII-C, depuis le 1er janvier 2021

Pierre-Alain FLACTION, chef de projet Entretien Bâtiment, depuis le 1er avril 2021

Pascal SOCCHI, mandataire externe, depuis le 1er mai 2021

Sritharan SATHANA, apprentie employée de commerce, depuis le 15 août 2021

Julien LESCOUTE, chef d'unité Projets CVSE+Aménagements, depuis le 1er septembre 2021

Aristide BOISSEAU, Datacenter manager, depuis le 1er septembre 2021

Santé et Sécurité au Travail :

Simona FRATESCHI, team Biosécurité, depuis le 1er avril 2021

Françoise MAILLEFER, infirmière au Point Santé, depuis le 1er mai 2021

Stéphane KARLEN, chef de service, depuis le 1er juillet 2021

Sophie PEUBLE, infirmière au Point Santé, depuis le 3 septembre 2021

Sécurité, Intervention et Sûreté :

Gianluca LANGASTRO, spécialiste risques et sécurité, depuis le 1er mars 2021

Guy CABOUSSAT, spécialiste technique Intervention, auparavant au DII-E, depuis le 1er janvier 2021

Giampiero LAGGETTA, spécialiste risques et sécurité, auparavant au DII-E, depuis le 1er janvier 2021

Sébastien LOUIS, spécialiste technique Intervention, auparavant au DII-E, depuis le 1er janvier 2021

Sladjan MARKOVIC, spécialiste technique Intervention, auparavant au DII-E, depuis le 1er janvier 2021

Angèle MITTAINE, secrétaire, auparavant au DII-E, depuis le 1er janvier 2021

Claudio SARDI, spécialiste risques et sécurité, auparavant au DII-E, depuis le 1er janvier 2021

Philippe VON ALLMEN, spécialiste risques et sécurité, auparavant au DII-E, depuis le 1er janvier 2021

Pascal ZBINDEN, spécialiste risques et sécurité, auparavant au DSPS, depuis le 1er janvier 2021

Exploitation :

Sébastien MITHIEUX, collaborateur groupe CS, sortie au 31 janvier 2021

Jonas BRULHART, chef d'unité Projets CVS, sortie au 30 avril 2021

Xavier PELLISSIER, collaborateur GTB, sortie au 30 avril 2021

Santé et Sécurité au Travail :

Thierry MEYER, chef de service SCC, sortie au 1er août 2021

Suzanne GROGNUZ FRESE, infirmière au Point Santé, sortie au 10 septembre 2021

Naissance :

Bienvenue à la petite Camille qui est venue rejoindre la famille de Pierre-Alain PASCAL le 19 mai 2021

Félicitations également à Damien STRICKER pour la naissance de son fils Mathias le 7 juin 2021

Décès :

Une pensée émue pour Luis DIAS, collaborateur au SAVE, qui nous a quittés le 27 mars 2021

Nous espérons que cette première mouture de la GaSEtte vous aura plu et vous donnera envie de lire le prochain numéro qui paraîtra un peu avant Noël.

Le contenu et la forme de cette newsletter seront évolutifs et nous sommes bien sûr ouverts à tous les avis et à toutes propositions d'amélioration et de collaboration.

Cette GaSEtte est la vôtre et n'a de sens que si elle vous correspond.

Au plaisir de vous retrouver bientôt !

Merci à toutes celles et ceux qui ont rendu possible la parution de ce numéro :

Véronique ANSERMET, Marianne BADAN, Marc BORBOEN, Yvan BELAIEFF, Alain DELALOYE, Corinne DEPEZAY, Alain DUFOUR, Eric DU PASQUIER, François GILLIERON, David GREMAUD, Alexandre JACQUAT, Stéphane KARLEN, Melissa MANGILI, Denis MONNEY, Marie-Noëlle MORAIS, Frédéric RAUSS et Alfredo SANCHEZ

La GaSEtte N°1, Septembre 2021