Chèr·e·s COSEC,
Chèr·e·s responsables d’unité,
Chèr·e·s assistant·es administratif·ves

Comme présenté lors du meeting COSEC du 4 février dernier, nous vous informons qu’à partir du 1er mars 2025, la procédure relative à l'annonce d'un changement d'un·e correspondant·e de sécurité (COSEC) d'unité est modifiée selon les détails ci-dessous.

Désormais, toute nomination ou départ d’un COSEC sera intégré automatiquement dans le dossier RH de la personne concernée. Cette nouvelle procédure permettra de mieux formaliser et suivre cette fonction essentielle pour la sécurité de nos installations et de nos collaborateurs. Elle répond également à l'art.14 al.1 de la LEX 1.5.1.

Les principales modifications du processus sont donc les suivantes :

• Un formulaire ServiceNow spécifique devra être rempli pour annoncer un changement de COSEC au sein d'une unité. Ce formulaire devra ensuite être validé par le ou la responsable hiérarchique avant toute prise en compte. Il est recommandé que le nouveau COSEC annonce son arrivée en remplissant le formulaire. Cependant, celui-ci peut également être rempli par une autre personne de l'unité au besoin.
• Modifications administratives : Le service de santé et sécurité (OHS) fera les modifications nécessaires dans les différents systèmes pour inscrire le nouveau COSEC à la formation et lui donner les droits nécessaires.
• Intégration dans le dossier RH : Une fois le formulaire clôturé, une annexe au cahier des charges sera automatiquement générée et ajoutée au dossier RH. Le cahier des charges original de la personne ne sera pas modifié.

Information importante pour les COSEC déjà en fonction :

Pour les COSEC déjà en fonction, il est également obligatoire de remplir ce formulaire via ServiceNow afin que cette information puisse être ajoutée à votre dossier RH. Voici quelques informations utiles pour remplir ce formulaire pour les personnes ayant déjà le rôle de COSEC :

• Date d'entrée en fonction -> si inconnue, indiquer "31.12.2024".
• Remplacez-vous un COSEC actuellement en fonction -> répondre "non".
• Formation COSEC -> cocher "aucune des dates ne me convient".
• Champ "commentaires" -> vous pouvez indiquer que vous êtes déjà en fonction.

Pour les unités qui ont plusieurs COSEC, un formulaire doit être rempli par chaque COSEC. Il en est de même si un COSEC est en charge de plusieurs unités.

Nous vous prions de bien vouloir prendre connaissance de ces changements et de vous y conformer d’ici au vendredi 4 avril 2025. Pour toute question ou si vous avez besoin d'assistance, vous pouvez nous contacter via notre service de support (https://go.epfl.ch/support-ohs).

Nous vous remercions d'avance pour votre précieuse collaboration pour la mise en œuvre de cette nouvelle procédure.

Avec nos meilleures salutations,

Dear COSEC,
Dear unit managers,
Dear administrative assistants,

As presented at the COSEC meeting on February 4, we would like to inform you that as of March 1, 2025, the procedure for notifying a change in a unit's safety correspondent (COSEC) has been modified as detailed below.

From now on, any appointment or departure of a COSEC will be automatically integrated into the HR file of the person concerned. This new procedure will enable us to better formalize and monitor this essential function for the safety of our facilities and employees. It also complies with art.14 al.1 of LEX 1.5.1.

The main changes to the process are as follows:

• A specific ServiceNow form must be completed to announce a change of COSEC within a unit. This form must then be validated by the line manager before being taken into account. It is recommended that the new COSEC announces his/her arrival by filling in the form. However, the form can also be completed by another member of the unit if required.
• Administrative changes: The health and safety department (OHS) will make the necessary changes in the various systems to register the new COSEC for training and give him the necessary rights.
• Integration into HR file: Once the form is closed, an appendix to the specifications will be automatically generated and added to your HR file. The person's original specifications will not be modified.

Important information for COSECs already in operation :

For existing COSECs, it is also mandatory to complete this form via ServiceNow so that this information can be added to your HR file. For those already in the COSEC role, please note :

• Start date -> if unknown, indicate “31.12.2024”.
• Are you replacing a COSEC currently in operation -> answer “no”.
• COSEC training -> check “none of the dates apply”.
• Comments” field -> you can indicate that you are already on the job.

For units with several COSECs, a form must be completed by each COSEC. The same applies if a COSEC is in charge of several units.

Please take note of these changes and comply with them by Friday, April 4, 2025. If you have any questions or require assistance, please contact us via our support service (https://go.epfl.ch/support-ohs).

We thank you in advance for your invaluable cooperation in implementing this new procedure.

Best regards,