Chèr·e·s COSEC,
Chèr·e·s responsables d’unité,
Chèr·e·s assistant·es administratif·ves,

Nous nous permettons de revenir vers vous suite à notre communication du 3 mars dernier concernant la nouvelle procédure d'annonce de COSEC au sein d'une unité. Pour tous.tes les COSEC déjà en fonction, nous vous rappelons qu'il est obligatoire de remplir le formulaire avant la date limite du vendredi 11 avril 2025.

Si ce n'est pas déjà fait, merci de prendre quelques minutes pour compléter ce dernier en suivant ce lien : https://go.epfl.ch/cosec-change. Nous nous permettons de vous remettre quelques informations sur comment compléter le formulaire lorsque vous êtes déjà en fonction :

• Date d'entrée en fonction en tant que COSEC : si inconnue, indiquer "31.12.2024".
• Remplacez-vous un COSEC actuellement en fonction : répondre "non".
• Formation COSEC : cocher "aucune des dates ne me convient".
• Champ "commentaires" : vous pouvez indiquer que vous êtes déjà en fonction.

De plus, nous souhaitons vous informer qu’une fois le formulaire complété, vous ne serez plus accrédité en tant que COSEC, mais posséderez le rôle de COSEC. C'est-à-dire que votre fonction de COSEC ne sera plus visible sur votre page People mais celle-ci est précisée dans vos autorisations sur la plateforme accred.epfl.ch. Ce rôle se nomme "Correspondant de sécurité d'unité (COSEC)" et vous est donné par unité (ceci est un changement purement administratif et n'a pas de conséquence sur votre fonction). Si vous êtes COSEC pour plusieurs unités, il est important de compléter un formulaire par unité.

Enfin, nous avons le plaisir de vous annoncer que la personne remplissant la fonction de COSEC est désormais mentionnée sur la page de l'unité sous l'onglet "administration" (ceci est mis à jour une fois que le COSEC de l'unité a complété le formulaire). Voici un exemple du nouvel affichage pour l'unité EXPL-ELEC.

Pour rappel le rôle de COSEC est exigé uniquement si l'unité mène des activités comportant des risques en laboratoires, en ateliers, dans les halls d'essai ou les DLL. Les unités n'ayant pas ce type d'activités ne sont pas concernées par cette nouvelle procédure et n'ont donc pas besoin de compléter le formulaire.

Nous vous remercions pour votre réactivité et votre collaboration. Si vous avez des questions ou besoin de support, n’hésitez pas à nous contacter : https://go.epfl.ch/support-ohs.

Avec nos meilleures salutations,

Dear COSEC,
Dear unit managers,
Dear administrative assistants,

We are taking the liberty of following up with you after our communication on March 3. For all COSECs already in post, we remind you that it is compulsory to complete the form before the deadline of Friday, April 11, 2025.

If you haven't already done so, please take a few minutes to complete the form by following this link: https://go.epfl.ch/cosec-change. We'd also like to give you some information on how to complete the form when you're already on the job :

• Start date : if unknown, indicate “31.12.2024”.
• Are you replacing a COSEC currently in operation ? : answer “no”.
• COSEC training : check “none of the dates apply”.
• Comments field : you can indicate that you are already on the job.

Please note that once you have completed the form, you will no longer be accredited as a COSEC, but will have the role of COSEC. In other words, your COSEC role will no longer be visible on your People page, but will be specified in your authorizations on the accred.epfl.ch platform. This role is called “Safety Correspondent (COSEC)” and is assigned to you by unit (this is a purely administrative change and has no impact on your function). If you are COSEC for several units, it is important to complete one form per unit.

Finally, the person fulfilling the COSEC function is from now listed on the unit's page under the “administration” tab (this is updated once the unit's COSEC has completed the form). Here's an example of the new display for the EXPL-ELEC unit.

As a reminder, the COSEC role is only required if the unit carries out activities involving risks in laboratories, workshops, test halls, or DLLs. Units with no such activities are not concerned by this new procedure, and therefore do not need to complete the form.

Thank you for your responsiveness and cooperation. If you have any questions or need support, please don't hesitate to contact us: https://go.epfl.ch/support-ohs.

Best regards,