CoSec Newsletter | Controlled access for Laser class 3B and 4 laboratories / Accès contrôlé aux laboratoires laser 3B et 4

Dear colleagues,

Lasers of class 3B and 4 belong to particular hazards according to CFST directive 6508. OHS has responsability to make sure that personnel working with particular hazards are sufficiently instructed. In practice, the personnel has to complete Laser training. Laser training consists of 2 parts:

- Online (or classroom) training on laser safety provided by Occupational Health and Safety service (OHS) and

- Practical training that must be organized on the group level.

Detailed information is provided via web page on laser safety (User training tab) as well as web page on mandatory safety trainings (FOBS3).

Until now, access to Laser rooms was granted automatically by group affiliation for each new member. As from October 1^st 2025, only personnel that has requested the access to a laser room via corresponding web page will obtain it.

Access rights that were given ‘manually’ or by affiliation will be erased on the October 1^st 2025.

We therefore encourage personnel concerned to start process of access request as soon as possible. We hope time granted for completing this process is sufficient as to not disturbe you in your daily work.

Once the person initiates the request for access, the system will check that:

- Online or classroom laser safety training is completed/ test successfully passed (the data base exists since 2012).

- Cosec will need to confirm (automated work flow email, one click) that person indeed needs to access that particular room.

- Lab head will need to confirm (automated work flow email, one click) that practical training is organized.

When these 3 criteria are satisfied, Camipro access to a laser room is granted. The person needs to validate the Camipro card via a Camipro hotspot before access right to a particular room is operational.

If you have a problem with the work flow or access request, please send an email to: 1234@epfl.ch

If you have questions on laser safety or online laser safety training, please open a request for support using the link provided on the OHS main page.

Please transmit this information to your group head and members if concerned. Thank you very much for your collaboration!

Your OHS team

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Chères collègues, chers collègues,

Les lasers de classe 3B et 4 font partie des dangers particuliers selon la directive CFST 6508. L'OHS a la responsabilité de s'assurer que le personnel travaillant avec des dangers particuliers est suffisamment instruit.
En pratique, le personnel doit suivre une formation sur les lasers. Cette formation se compose de deux parties :

- Une formation en ligne (ou en classe) sur la sécurité laser fournie par le service de santé et de sécurité au travail (OHS).

- Une formation pratique qui doit être organisée au niveau du groupe.

Des informations détaillées sont fournies sur la page web consacrée à la sécurité laser (onglet Formation des utilisateurs) ainsi que sur la page web consacrée aux formations obligatoires en matière de sécurité au travail (FOBS3).

Jusqu'à présent, l'accès aux laboratoires laser était accordé automatiquement à chaque nouveau membre en fonction de son affiliation à un groupe. À partir du 1 Octobre 2025, seul le personnel ayant demandé l'accès à un laboratoire laser via la page web correspondante l'obtiendra.
Les droits d'accès qui ont été accordés « manuellement » ou par affiliation seront effacés le 1 Octobre 2025.
Nous vous encourageons donc à entamer la procédure de demande d'accès dès que possible. Nous espérons que le temps accordé pour compléter ce processus sera suffisant pour ne pas vous déranger dans votre travail quotidien.

Une fois que la personne a initié la demande d'accès, le système vérifie que:

- La formation à la sécurité laser en ligne ou en classe a été suivie et que le test a été passé avec succès (la base de données existe depuis 2012 environ).

- Le Cosec devra confirmer (courriel automatisé) que la personne a effectivement besoin d'accéder à cette salle particulière.

- Le chef de laboratoire devra confirmer (courriel automatisé) que la formation pratique a été organisée.

Lorsque ces 3 critères sont remplis, l'accès Camipro à un laboratoire laser est accordé. La personne doit valider la carte Camipro via un hotspot Camipro avant que le droit d'accès à un laboratoire en particulier ne soit opérationnel.

Si vous avez un problème avec la demande d'accès, veuillez svp envoyer un courriel à: 1234@epfl.ch

Si vous avez des questions sur la sécurité laser et la formation online, veuillez ouvrir une demande de support en utilisant le lien sur la page principale de l'OHS.

Veuillez SVP transmettre ces informations à votre chef de groupe et aux membres concernés. Nous vous remercions de votre collaboration.

Votre équipe OHS